Avec la dématérialisation qui s’est démocratisée au sein de toutes les entreprises, l’archivage des documents est un impératif auquel sont rattachés divers enjeux. Auparavant obligatoire en ce qui concerne les archives papier, il concerne également aujourd’hui les documents électroniques pour lesquels une législation stricte a désormais été mise en place. Comment doit se dérouler le processus d’archivage des documents électroniques et que dit la loi en ce sens ? Nous vous disons tout.
Pourquoi procéder à l’archivage des documents électroniques ?
Quel que soit le secteur dans lequel évolue une entreprise, il est essentiel pour cette dernière de conserver les documents inhérents à son activité. Ainsi, l’archivage des documents permet de garantir la disponibilité des informations, mais aussi leur authenticité dans le but de servir en cas de litige. Les entreprises ont donc recours au stockage numérique par le biais d’outils performants, mais dans un cadre légal, l’archivage numérique s’accompagne de certaines exigences encadrées par la législation française.
En effet, la conservation des documents permet de se prémunir d’éventuelles sanctions et de mieux organiser le travail en interne. Il s’agit de plus d’une sécurité qui garantit à l’entreprise de disposer de toutes les preuves nécessaires en cas de contentieux. Les documents ont effectivement une valeur probatoire dans la mesure où leur archivage effectué dans les conditions idéales assure l’intégrité, la conformité et la pérennité des données. Les méthodes d’archivage sont encadrées par plusieurs normes en vigueur concernant notamment la conception, l’exploitation et la conservation.
Que dit la loi sur l’archivage des documents électroniques ?
Avec le développement des nouvelles technologies et la numérisation, il était devenu urgent de trouver un cadre juridique encadrant l’archivage des documents d’entreprise. En effet, il permet de sécuriser ces derniers en les préservant des dommages tout en en facilitant l’accès à partir de n’importe quel terminal. Toutefois, il s’agit également d’un excellent moyen d’assurer les arrières de l’entreprise en lui assurant que les informations ont une valeur probante.
Pour atteindre un tel niveau de fiabilité, les documents archivés doivent passer par plusieurs « filtres ». Ces derniers sont d’ailleurs stipulés par la norme AFNOR NF Z42-013 (Iso 14641). Du stockage on passe à leur archivage sécurisé avec un contrôle avant de passer à l’authentification des documents habituellement confiée à un professionnel. Les documents doivent retranscrire clairement les informations d’origine, être parfaitement lisibles, disposer d’une signature électronique ou d’un certificat. Toutes ces précautions servent à identifier l’auteur du document et ainsi authentifier son origine afin de lui donner valeur de preuve. Les données doivent ensuite être conservées dans un espace de stockage sécurisé qui en interdit la modification comme le coffre-fort électronique.
Le coffre-fort électronique favorise la conservation en toute sécurité de tous les documents archivés. Il peut s’agir aussi bien de documents comptables, que commerciaux ou relatifs à l’exercice de l’entreprise.
Concernant la nature des documents et leur localisation, la loi française exige que les données fiscales soient présentes en France ou dans un pays de l’UE. Pour tous les autres documents, une autorisation de la CNIL est nécessaire si leur archivage doit se faire à l’étranger.