La gestion des documents d’une entreprise est une tâche récurrente qui engendre des coûts importants et qui prennent beaucoup de temps. C’est pour cette raison que la plupart des entreprises optent actuellement pour la mise en place d’un système de gestion électronique de documents (GED). Cette solution se révèle efficace aussi bien sur le plan organisationnel qu’économique, et présente des avantages écologiques.
1- Économie d’argent et de temps pour le traitement des documents
Le matériel et les accessoires servant à produire les documents (papier, encre…) coûtent relativement cher. En mettant en place une solution GED, l’entreprise réalise des économies. En plus de cela, les collaborateurs gagnent en productivité, car le temps de traitement des documents diminue inexorablement.
2- Meilleure relation avec les clients et les partenaires
La GED facilite l’accès des clients et des partenaires de l’entreprise aux informations, dont ils ont besoin. Pour cela, ils n’ont qu’à télécharger des documents ou à remplir des formulaires en ligne. Cet outil favorise ainsi l’interaction et améliore la relation entre l’entreprise et ses clients et partenaires (fournisseurs, prestataires, banques, investisseurs).
3 – Communication interne plus simple et plus fluide
Avec des outils de gestion documentaire électronique, l’accès aux documents peut se faire à tout moment et depuis n’importe quel terminal connecté au réseau interne de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent interagir sur les mêmes documents même s’ils trouvent en différents lieux, ce qui améliore leurs réactivité et productivité. D’autre part, il est possible de personnaliser l’accès de chaque collaborateur aux informations et de changer les paramètres, si besoin est.
4- Sécurité des données optimisée et archivages faciles des documents
Les documents numériques sont plus faciles à gérer que les documents papier. Ceci concerne aussi bien la manipulation des documents que la sécurisation des données. Bien que facilement accessibles pour les ayants droit, les informations sont bien protégées étant donné que les risques de fuite ou d’altération sont minimes. Les documents à archiver sont, pour sa part, pris en charge par le Système d’Archivage Electronique: ceux-ci sont conservés en l’état pour d’éventuelles consultations ou modifications. En effet, le SAE permet d’accéder facilement aux documents qui y sont stockés.
5 – Respect de l’écosystème et développement durable
La mise en place d’une solution GED est une manière de démontrer une politique environnementale durable. L’entreprise intègre ainsi dans sa stratégie la baisse du volume de papier utilisé par ses salariés et le respect de l’écosystème.