Parmi le travail des Responsables des ressources humaines, il y a le grand souci de la création de support, de la gestion et de la mise à jour des absences des employés de l’entreprise. L’archivage de ces documents est à prendre en compte puisque les données requises seront la base du décompte pour les bulletins de salaire à la fin du mois. Afin de réaliser ces attributions sans risque d’erreur, la technologie d’aujourd’hui propose les logiciels de gestion des congés et des absences.
Le logiciel de gestion des congés et absences est conçu spécifiquement pour alléger et automatiser les procédures de prise de congés au sein d’une société. La présence de chaque collaborateur peut être suivie par le manager et les collègues, à travers un calendrier interactif en ligne. Le logiciel procure plusieurs avantages notamment en termes de pertinence des données, d’économie de temps et de gestion budgétaire. Plusieurs fonctionnalités sont présentes. Il y a les accès spécialisés pour les managers ou les responsables des ressources humaines, et les accès destinés aux salariés.
Le logiciel de gestion des congés et des absences : caractéristiques générales.
La gestion des congés et des absences est une tâche qui requiert beaucoup d’attention afin de ne pas risquer un sous-effectif dans l’organisation. Il est important pour le responsable des ressources humaines ainsi que pour le manager de connaître ses collaborateurs. Pour cela, chaque salarié est à inscrire dans le logiciel et sera muni d’un mot de passe pour qu’il puisse suivre aussi de son côté les mouvements existants dans l’entreprise. En parallèle à cela, le Responsable RH peut également créer différents départements ou services et de léguer le suivi d’un groupe à un ou plusieurs administrateurs.
Le logiciel de gestion des congés et absences a pour fonction principale de noter les demandes de congé, de les traiter cas par cas pour pouvoir ensuite les valider ou les refuser. L’étude des requêtes se fera à la suite d’une définition au préalable des critères de validation des demandes d’absences. Il est également muni d’un système de notification automatique, alertant le demandeur et le décideur concerné. Ce compteur de congés en ligne est surtout prisé pour sa nature pertinente et précise afin d’aboutir à un décompte final attestant les bulletins de paie à la fin du mois.
Utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences : que des avantages !
Chaque salarié dispose de droit de congé et d’absence suivant les termes du contrat convenu au préalable. Pour ne pas avoir à revérifier tous les documents pour chaque demande de congé, les informations concernant les salariés sont à insérer dans le logiciel. Il se chargera de calculer les congés autorisés et la validation des requêtes suivant les motifs du demandeur. Sa simplicité d’utilisation, son accessibilité et sa rapidité rend le logiciel de gestion des congés et absences encore plus intéressant. Salariés, manager et tous les collaborateurs peuvent accéder au logiciel à n’importe quel moment et avec n’importe quel support doté de connexion internet.
À part cela, recourir à ce genre de logiciel permet d’anticiper l’avenir et ainsi optimiser une prise de décision plus efficace et plus rapide. Le planning de chaque salarié est répertorié avec un historique détaillé en parallèle aux activités de l’entreprise. Grâce à ces données claires, les besoins en ressources humaines sont vite détectés et évitent la baisse de productivité de l’entreprise en cas d’absence prolongée de plusieurs salariés. Comme le logiciel est totalement personnalisable, le manager ou le Responsable RH peut de suite insérer divers types de contrats, de congés ou d’absences accordées.
Utilisation du logiciel en tant que Manager ou responsable RH
L’utilisation du logiciel de gestion des congés et absences peut se faire par plusieurs administrateurs. Les utilisateurs le plus fréquents sont les responsables directs et en interaction répétée avec les salariés, c’est-à-dire, le manager ou le responsable des ressources humaines. Le logiciel offre un compteur précis sur la présence des membres de son équipe avec un récapitulatif des nombres de congés demandés, la date et le type d’absence. Le responsable acquiert de ce fait un total contrôle sur le taux d’absentéisme ainsi que sa fréquence. Cela lui permet de mieux comprendre les raisons à tant d’absences et de prendre les dispositions nécessaires en cas d’excès de la part des employés.
Le logiciel permet également d’optimiser la communication des informations entre les responsables et les salariés. Les soldes de congés, les règlements intérieurs, les politiques de présence et les critères de validation ou de refus de demande d’absence sont clairement affichés. En appui à cette documentation, et pour maintenir une relation de travail dans l’équité et la transparence, un email d’information est envoyé aux personnes concernées en guise de rappel.
Utilisation du logiciel en tant que salarié
Comme il est important que les salariés se sentent à l’aise et en harmonie avec leur milieu de travail, l’une des bases à ne pas négliger est de mettre en leur possession toutes les informations qu’ils doivent savoir. Cela évite dès lors les malentendus ou bien les conflits internes. Dans le logiciel de gestion des congés et des absences, chaque salarié peut accéder à leurs informations personnelles en temps réel, notamment, les jours de congé payé, les absences précédentes, le reste des congés dans l’année et autres. Ils peuvent aussi comprendre les raisons d’un éventuel refus d’une demande d’absence suivant des critères de base instaurés au préalable.
La visualisation du planning peut se faire à tous les niveaux hiérarchiques de l’organisation. Cela facilite la recherche d’un membre de la société pour les salariés en cas de transfert de dossier ou autres activités urgents. Les anciennes demandes d’absence et les demandes en cours apparaissent dans l’historique des requêtes. L’avantage à cela, c’est que l’employé peut commenter directement en ligne chaque absence qu’il n’a pas justifiée. Le manager tiendra compte par la suite de ces informations. C’est une manière de laisser la communication ouverte entre les responsables et les salariés.